Die Potenziale des Intranet
Ein Intranet kann viele Zwecke erfüllen, wobei einer der wichtigsten die interne Kommunikation ist – denn ohne geht es nicht. Inwiefern ein hochwertiges Intranet Kommunikation und Arbeitsprozesse im Unternehmen optimieren kann und was bei der Umsetzung beachtet werden muss, lesen Sie hier.
Ein Überblick
Die Basisinhalte eines Intranet sind üblicherweise die Organisationsstruktur und Lagepläne des Unternehmens, Mitarbeiter/-innen, Kontaktdaten, Dienstverteilungspläne, An- und Abwesenheitslisten, Urlaubsbeantragung sowie einen Kantinenplan. Diese Inhalte sollten in einem Kategorien-bzw. Metadatensystem so strukturiert sein, dass sie für jede/n Mitarbeiter/-in leicht auffindbar sind. Die technische Grundlage eines guten Intranet ist das passende Content Management System, welches je nach Anforderungen variieren kann. Vor der Einführung eines neuen Intranet müssen die Mitarbeiter/-innen informiert und vor allem zur Nutzung motiviert werden, um den späteren Erfolg des Intranet zu sichern. Ohne Akzeptanz der Mitarbeiter/-innen wird ein Intranet nicht funktionieren.
Vorteile für den Arbeitgeber ergeben sich ebenfalls aus der Möglichkeit des Wissensmanagements. Das Unternehmens-Know-How wird nun im Intranet gespeichert und ist nicht mehr nur in den Köpfen der Mitarbeiter/-innen vorhanden. Dadurch wird auch der Übergabeaufwand bei einem Mitarbeiterwechsel reduziert.
Fünf Dimensionen eines Intranet
Ein Intranet kann verschiedene Ausprägungen mit unterschiedlichen Funktionen erfüllen. Die fünf Dimensionen sind Kernintranet, Collaboration, Social Intranet, Portal und Suche.
Das Kernintranet verfolgt das Prinzip der Push-Kommunikation, das heißt, die Kommunikation geht hauptsächlich von der Seite des Unternehmens aus. Es werden Informationen über Prozesse und Entwicklungen sowie die Leitlinien der Unternehmenskultur zur Verfügung gestellt.
Die Dimension der Collaboration weist Funktionen auf, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter fördern soll und die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten ermöglichen soll. Solche können unter anderem Online-Meetings, Desktop-Sharing, Video-Konferenzen, Wikis sein.
Das Social Intranet ermöglicht den Aufbau interner sozialer Netzwerke und kann dadurch die Unternehmenskultur bekräftigen. Der Zweck ist auch den Ideenaustausch einfacher zu gestalten und Beiträge transparent zu machen. Dies kann zum Beispiel durch Nutzerprofile, dazugehörige Aktivitäten wie Kommentarfunktionen, Foren und Abstimmungstools umgesetzt werden.
Das Portal soll durch einen einzigen Zugang die Erreichbarkeit aller Anwendungen erleichtern. Meist ist dies durch ein Dashboard visualisiert, welches eine Arbeitshilfe für viele Mitarbeiter/-innen darstellt. Es gibt auch die Option der personalisierten oder rollenbasierten Informationsbereitstelltung.
Eine Suche ist zum einen eine große Hilfe, wenn man nicht weiß, wo welche Inhalte liegen. In dieser Dimension sind auch oft eine Auto-Vervollständigung, eine Rechtschreibkorrektur und eine Kategoriesuche enthalten, um das Suchen weiter zu erleichtern. Hierzu können Filter- oder Sortiermechanismen hinzugefügt werden.
Diese Dimensionen können kombiniert oder einzeln genutzt werden, wobei die Gewichtung sehr individuell gestaltet werden kann. Die Faktoren für die Gewichtung sind vor allem die Unternehmenskultur und der Datenschutz.
Erfolgsfaktoren eines gelungenen Intranet
Die Erfolgsfaktoren beruhen zum Großteil auf der Arbeit eines Intranet-Teams, das vor der Einrichtung sorgfältig zusammengestellt werden sollte. Die Aufgaben des Intranet-Teams sind täglich aktuelle Nachrichten zu pushen, die Inhaltsstruktur und den Funktionsumfang klar zu definieren, die Redakteure aus den Fachabteilungen zu unterstützen, optionale Erweiterungen zu koordinieren und mit dem technischen Dienstleister zu kommunizieren. Darüber hinaus ist die wichtigste Aufgabe das Pflegen und kontinuierliche Optimieren des Intranet. Dabei ist es sehr sinnvoll Feedback von Mitarbeitern/-innen einzuholen. Außerdem sollte dem Intranet-Team ein Service-Manager zur technischen Hilfe zur Seite stehen.
Damit das Intranet gelingt, vermeiden Sie Dinge, die Intranetze bereits zum Scheitern geführt haben.
Eine Checkliste für Ihr Intranet finden Sie unter www.bib-info.de/Checklisten/check2.pdf.
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Darum ist Studio9 eine gute Wahl zur Unterstützung bei der Errichtung eines Intranet:
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